Personvernerklæring og kredittvurdering

Multiconsult søker gjennom vår behandling av personopplysninger at det overnevnte blir ivaretatt. Vi vil kun benytte personopplysninger til formål som er saklig begrunnet i virksomheten, og personopplysningene vil behandles i samsvar med Multiconsults personopplysningsrammeverk, som er et rammeverk som ivaretar kravene i personopplysningsloven.

Generelt
Multiconsult behandler personopplysninger om ansatte, potensielle medarbeidere, og ansatte hos kunder, leverandører og andre interessenter. Vi behandler også opplysninger om personer som ikke er ansatt eller engasjert av Multiconsult.

Multiconsult vil sørge for forsvarlig, rettferdig og lovlig behandling av personopplysninger, og vil kun benytte slik informasjon til angitte og legitime formål, i samsvar med relevant lovgivning.

Multiconsult vil derfor bare behandle personopplysninger når slik behandling er nødvendig for at vi skal kunne drive vår virksomhet, tilby tjenester eller andre legitime forretningsinteresser, oppfylle rettslige krav eller avtaler, eller etter samtykke. Personopplysninger vil ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen.

Multiconsult vil sørge for forsvarlig informasjonssikkerhet knyttet til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet.

Eksterne tjenesteleverandører kan behandle personopplysninger på vegne av Multiconsult. Multiconsult har rimelige og tilstrekkelige tiltak for å påse at personopplysninger blir behandlet iht. til vårt rammeverk for personopplysninger.

Multiconsult behandler også opplysninger om personer som ikke er ansatt eller engasjert av Multiconsult, og da for følgende formål:

Saker knyttet til anskaffelser
Multiconsult behandler personopplysninger som er nødvendige for å anskaffe varer og tjenester fra leverandører og entreprenører.

Integrity Due Diligence
Multiconsult har etablert en Integrity Due Diligence (IDD)-prosess. IDD-prosessen består blant annet av å samle inn informasjon som hjelper oss med å forstå hvem våre potensielle samarbeidspartnere er, hvilke verdier de har og hvordan de driver sin virksomhet. I noen tilfeller kan IDD også omfatte behandling av personopplysninger. For ytterlig informasjon om vårt IDD prosess kontakt GDPR@multiconsult.no.

Etikk og integritet
Multiconsult har en varslingsportal, der alle kan melde bekymringer og rapportere antatte eller potensielle brudd på lovgivning eller selskapets retningslinjer. Portalen er tilgjengelig for alle. Mer informasjon om etikkhjelpelinjen finner du her.

Kommunikasjon
Multiconsult kommuniserer eksternt og internt med allmennheten, bestemte målgrupper og enkeltpersoner. Eksempler på kommunikasjonsaktiviteter utført av Multiconsult eller tredjeparter er: Distribusjon av nyhetsbrev, pressemeldinger, bedriftsrapporter, optimalisering av nettsteder, gjennomføring av arrangementer og møter, håndtering av bruker initiert dialog, informasjon til offentlige myndigheter, gjennomføring av undersøkelser og kommunikasjon i sosiale medier.

Rekruttering
Multiconsult behandler personopplysninger til rekrutteringsformål for å sikre at Multiconsult rekrutterer kvalifiserte kandidater. Det juridiske grunnlaget for slik behandling av personlige data er knyttet til nødvendig behandling av personopplysninger for å utføre en kontrakt eller ta nødvendige skritt som du eller vedkommende har bedt om før det inngås en kontrakt.

Cookies
Vennligst se vår Cookie policy.

Multiconsult kan samle inn personopplysninger i forbindelse med vår drift

• Kontaktinformasjon slik som navn og adresse, telefonnummer og e-postadresse
• Detaljer om en persons arbeidserfaring, stilling, kvalifikasjoner, fødselsdato og førerkort
• Screening-relatert informasjon
• Forretningsopplysninger, inkludert navnet på personer i relevante stillinger i et selskap og virksomhetsopplysninger
• Informasjon om preferanser knyttet til markedsføring og andre aktiviteter.

Personopplysninger kan samles på ulike måter, inkludert:

• Direkte av Multiconsult personell når et forretningsforhold etableres eller gjennom operasjonell virksomhet
• Fra en kunde, leverandør eller andre interessenter, fra en allment tilgjengelig informasjonskilde (f.eks. nettside) eller fra en arbeidsgiver (f.eks. når en leverandør eller entreprenør oppgir personopplysninger om sine ansatte)
• Gjennom Multiconsults nettsider; eller
• Personopplysninger direkte utlevert fra en person

Multiconsult har internavtaler for å gi Multiconsult et juridisk grunnlag for overføring av personopplysninger innad i Multiconsult konsernet inkludert til datterselskaper utenfor EU/EØS. Disse avtalene gjelder for alle personopplysninger som er beskyttet av EUs regelverk om behandling av personopplysninger.

Multiconsult vil også sikre at det europeiske regelverket om overføring av personopplysninger over landegrensene følges når slike opplysninger overføres til eksterne behandlere er lokalisert utenfor EU/EØS.

Nasjonal og internasjonal lovgivning om behandling av personopplysninger gir rettigheter til registrerte personer. Slik registrerte personer har, i visse tilfeller, rett til å kreve tilgang, retting, sletting og/eller begrensninger i behandlingen av sine data.

Vi oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Hvis slike oppdateringer ikke er vesentlige, publisere vi oppdatert versjon uten særskilt melding om dette. Hvis endringene er betydelige og påvirker dine rettigheter eller måten vi behandler personopplysninger på, vil vi gi særskilt melding om dette på nettsiden vår. Se derfor på denne personvernerklæringen med jevne mellomrom.

Multiconsult kan innhente kredittopplysninger når dette er nødvendig for å vurdere økonomisk risiko i forbindelse med en mulig leveranse eller et kundeforhold.

Dette kan være aktuelt:

1. Når en privatperson har bestilt en leveranse og skal registreres som ny kunde eller fakturamottaker.
2. Når en mulig kunde har en foretaksform som medfører at kredittvurderingen omfatter en fysisk person. Dette gjelder særlig enkeltpersonforetak, hvor innehaveren og foretaket ikke er separate juridiske personer.

En innledende forespørsel medfører ikke i seg selv at det gjennomføres en personrettet kredittvurdering. Før en slik vurdering foretas, skal Multiconsult så langt som mulig ha avklart hvem som skal være oppdragsgiver og fakturamottaker. Det skal også foreligge et konkret og dokumentert behov for vurderingen.

Formålet er å:

• vurdere om kreditt eller bestemte betalingsvilkår kan tilbys
• redusere risikoen for manglende betaling og økonomisk tap
• forebygge svindel og kontrollere at den mulige kunden er reell
• unngå omfattende tilbudsarbeid når økonomisk risiko tilsier at Multiconsult ikke bør gå videre

Kredittopplysningene inngår som ett av flere momenter i en samlet vurdering. Multiconsult treffer ikke avgjørelser som har rettsvirkning for den registrerte utelukkende gjennom automatisert behandling  

Behandlingen bygger på Multiconsults berettigede interesse i å vurdere og begrense økonomisk risiko, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Før oppslaget skal Multiconsult vurdere om kredittvurderingen er nødvendig, om formålet kan oppnås på en mindre inngripende måte, og om Multiconsults interesse veier tyngre enn personvernulempen for den registrerte.

Kredittopplysninger innhentes bare når Multiconsult mener det foreligger et saklig behov i forbindelse med vurdering av kredittevne.

Opplysningene innhentes fra Dun & Bradstreet eller en annen godkjent kredittopplysningsvirksomhet. Opplysningene kan, avhengig av behovet og det aktuelle kredittproduktet, omfatte:

• navn, fødselsdato og kontaktopplysninger
• tilknytning til enkeltpersonforetak eller annen virksomhet
• kredittrating, kredittscore og risikoklasse
• eventuelle betalingsanmerkninger og inkassoopplysninger
• offentlig tilgjengelige opplysninger om økonomiske forhold, herunder inntekts- og skatteopplysninger
• opplysninger om næringsinteresser og roller

Multiconsult skal begrense innhentingen til de opplysningene som er nødvendige for den konkrete vurderingen.

Den registrerte vil motta et gjenpartsbrev fra kredittopplysningsvirksomheten med informasjon om oppslaget og hvilke opplysninger som er utlevert.

Tilgangen er begrenset til ansatte i Økonomi og andre medarbeidere som har et dokumentert tjenstlig behov. Opplysningene kan også behandles av leverandører som bistår Multiconsult med kredittopplysninger eller tekniske tjenester.

Opplysningene utleveres ikke til andre med mindre dette er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse eller ivareta et rettskrav.

En fullstendig kredittrapport slettes når kredittvurderingen og den tilhørende beslutningen er gjennomført, og senest etter 90 dager.

Kredittratingen, begrunnelsen for oppslaget og dokumentasjon av hvordan resultatet ble brukt, kan lagres i 90 dager når dette er nødvendig for å dokumentere beslutningen eller følge opp kundeforholdet. Lagringsperioden er fastsatt ut fra behovet for dokumentasjon av vurderingen og etterfølgende oppfølging.

Opplysningene kan lagres lenger dersom dette er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav, eller dersom annen lovgivning krever det.

Dine rettigheter

Du kan be om:

• innsyn i opplysningene vi behandler om deg
• retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger
• sletting eller begrensning av behandlingen når vilkårene er oppfylt
• å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse

Rettighetene er ikke absolutte. Multiconsult vil vurdere den enkelte henvendelsen etter gjeldende personvernregler.

Du kan kontakte oss på gdpr@multiconsult.no. Dersom du mener at Multiconsult behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet.

Behandlingsansvarlig er det Multiconsult-selskapet som behandler forespørselen, inngår avtalen eller leverer tjenesten. Kontaktopplysninger og øvrig informasjon om Multiconsults behandling av personopplysninger finnes i vår generelle personvernerklæring.